Adler vous répond.(bêta)

A quoi sert un ERP?
L’intérêt principal d’un ERP est d’être la mémoire de l’ensemble des activités de l’entreprise, ceci garantie une pérennité de votre entreprise dans le temps et vous met à l’abri de toutes pertes d’informations en cas de changement, remplacement, d’un salarié par un autre.
Un salarié est absent momentanément, il est en déplacement, ceci ne doit pas gêner le suivi des affaires dans votre entreprise, n’importe quel autre salarié doit pouvoir reprendre les choses en main avec un minimum d’effort. C’est le premier rôle d’un ERP.

Au-delà d’être une mémoire permanente, L’ERP doit offrir les solutions de pilotage permettant de centraliser l’ensemble des processus de votre entreprise.
Un ERP doit avoir à tout moment une réponse aux différentes questions qui peuvent être posées.

Côtés salariés

  • A un instant T, où se trouvent mes salariés.
  • Que font-ils.
  • Sont-ils en sur ou sous activités.
  • J’ai une urgence à qui pourrais-je l’a confié (fonction de ses disponibilités, compétence, localisation, formation, matériels embarqués, …).
  • Assurer une gestion complète des absences passées, futures, les demandes en cours.

Côté entreprise

  • Est-ce que l’entreprise gagne ou perd de l’argent.
  • L’état de ma trésorerie a court, moyen, et long terme.
  • Ou se trouvent les nœuds décisionnels qui empêchent la circulation des décisions et comment y remédier.
  • Quels sont les taches chronophages et comment raccourcir leur temps.
  • L’entreprise est elle en capacité d’accepter des commandes supplémentaires, et avec quels délais peut-elle y répondre.
  • Mes clients sont-ils satisfaits.

Côté Eco-système

  • Quels sont les délais de livraison de vos fournisseurs, leur fiabilité, la qualité des produits qui vous vendent.
  • Quels sont vos concurrents, leurs avantages et inconvénients.
  • Auprès de qui vous pouvez sous-traiter une tache spécifique, les délais et le rapport qualité prix.
Comment choisir un ERP

Choix ergonomique

Un ERP est un système stratégique pour votre entreprise, comme il implique l’ensemble des services, gestionnaires, salariés, clients, fournisseurs, … il est important que l’ensemble des acteurs adhère au système.
Avec la banalisation des smartphones et la facilité d’utilisation de leurs applications, l’utilisateur voit l’informatique plus comme un facilitateur que comme une contrainte.
Donc il est important de choisir un système avec une interface moderne, simple etludique

Les salariés mesurent le niveau de modernité de leur entreprise à travers l’ERP !!! et ceci impacte directement l’image qu’ils sont de la direction

Choix technique

Les ERP sont développés selon trois technologies différentes, chaque technologie exprime une époque :
  • Technologies des années 1980-2000
    o Applications Windows : client lourd, souvent sous Windows avec une installation sur l’informatique du client
  • Technologies des années 2000-2020
    o Application WEB : client léger avec une base de données classique en mode client/serveur
  • Technologies des années 2020- 20xx
    o Application SaaS / Cloud : client léger avec une base de données « Big Data »
Il est conseillé de partir avec la technologie des prochains 20 ans que celui d’il y a 20 ans

Choix fonctionnel

Si vous optez pour les technologies SaaS (voir choix technique) vous éliminez de votre grille de décision toutes les questions liées à la technique (type et taille de serveurs, choix de la base de données, choix d’un système de sauvegarde, choix des firewall, choix des anti-virus, comment se font les mises à jour et à quel prix, et avec quelleénergie de déploiement, …) et vous vous consacrez essentiellement aux question métiers.
Là un gros bénéfice décisionnel et budgétaire de choisir le SaaS
Donc consacrons-nous aux questions métiers.
Il faut d’abord définir les objectifs, ensuite les fonctionnalités qui permettent de les atteindre

Objectifs à court terme

Il s’agit des objectifs organisationnels qui doivent apporter rapidement des solutions aux problèmes vécus au quotidien
Exemple des objectifs à court terme :
– Réorganiser mon service commercial
Accélérer
le processus de signature client
– Améliorer mon BFR (besoin en Fond de Roulement)

Objectifs à moyen terme

Il s’agit des objectifs de qualité qui améliore l’image de marque de votre entreprise vis-à-vis de l’extérieurs, dans le but d’augmenter le panier moyen des vos ventes
Exemple des objectifs à moyen terme :
– Améliorer la qualité de certains services.
– Augmenter le niveau de confiance des clients dans votre entreprise.
– Améliorer l’image qualité de vos produits
.

Objectifs à long terme

Nous sommes en face des objectifs de deux natures, augmenter le volume de vente de façon structurelle, développer des nouveaux services, produits, branches
Exemple des objectifs à long terme :
– Développer les ventes à l’international
– Ajouter un nouveau produit à la gamme
– Décider de fabriquer, assembler, maintenir des produits
Comment on met en place un ERP
La mise en place d’un ERP est une affaire de patience, d’organisation et de bon sens.
Pour déployer un ERP il faut compter de 6 à 18 mois, selon les fonctionnalitésà mettre en place, sans oublier l’aspect psychologique à vendre le système auprès de vos salariés,de les accompagner dans le changement des habitudes, surtout pour les seniors qui sont parfois moins ouvert au changement.
On ne se débarrasse pas d’une habitude en la flanquant par la fenêtre; il faut lui faire descendre l’escalier marche par marche.

Organisation

Le planning d’un déploiement d’un ERP est composé de trois natures de rencontres :
  • Les prestations de services, audits, formation, assistance, aide au démarrage, …
  • Les COPIL (comités de pilotage)
  • Les COPROJ (comité de projet)

Prestations de services

Comme il faut compter entre 20 et 100 jours de prestations de services, et comme vos salariés sont déjà occupés par les tâches quotidiennes, et comme le déploiement d’un projet ERP ne doit pas ralentir, entraveroustopper le business en cours, doncla formule utilisée c’est de prévoir deux demi-journées par semaine.

COPIL

Est une équipe formée par des compétences de chez l’éditeur, d’autres de chez le client, d’autres auprès des partenaires extérieurs comme un consultant, il s’agit principalement des personnes impliquées directement dans le projet.
Une demi-journée tous les 15 jours

COPROJ

Nous sommes dans des réunions ou les décisionnaires de tous les partenaires sont impliqués pour vérifier l’avancement généraledu projet, et surtout donner une dimension spatiale à l’avancement des taches
Une demi-journée tous les 15 jours

GMAO- Couverture fonctionnelle
La GMAO(Gestion de la maintenance assistée par ordinateur) et votre SI (Système d’Information)
Avant de se lancer dans la recherche d’une GMAO il est important même indispensable de comprendre comment cette brique fonctionnelle (GMAO) se positionne dans votre système d’information et quelle sont ses interactions possibles.
C’est bien en menant cette réflexion que vous pouvez mesurer les réels profits qu’apporterune GMAO à votre business.
A noter que si vous menez une transformation digitale au sein
de votre entreprise d’un service, d’un métierou, d’un processus, sans mesurer ses profits utilisateur, et son ROI à terme, il y a peu de chance que le projet abouti.
Nous allons ici lister l’ensemble des briques fonctionnels (BF), qui seront impactés par la GAMO :
Pour rester synthétique nous allons diviser les BF en trois familles :
  • Les référentiels
    Les référentiels sont des données à partager avec les autres BF de votre SI pour éviter la saisie en doubles, comme :
    – Les articles
    – Liste des équipements/ Nomenclatur
    – Liste des clients
    – Liste des fournisseurs
    – Liste des gammes de fabrication et de contrôle, si vous êtes fabricants
    – Liste des ressources (hommes, outillage, sous-traitance)
  • Les BF ERP
    – Gestion des stocks
    – Gestion des BI/OI/OR (Bon d’intervention, d’ordre d’intervention, Ordre de réparation)
    – Gestion des Devis
    – Gestion de la facturation
    – Gestion des contrats de maintenance
    – Gestion des BL (Bon de livraison)
    – Une GED (gestion électronique des documents)
    – Gestion des formulaires informatisés
    – Interface avec la comptabilité
  • Les BF SIRH
    – GTA, gestion des temps de travail et d’activités
    – Gestion des temps trajets, distance
    – Gestion des absences
    – Calcul des primes, et les heures majorées
    – Calcul des tickets restaurant
    – Gestion des astreintes

Ci-après un schéma des BF

Bien évidement vous n’êtes pas obligé d’avoir l’ensemble des BF. Ici nous décrivons un schéma structurel large.
Pour l’adapter à votre situation, il suffit de regarder les BF qui existent actuellement chez vous, et celles qui vont exister à terme.
Comment choisir une GMAO
Une GMAO doit couvrir plusieurs facettes :
Type de produits concernés
  • La maintenance des produits immatériels (logiciels, prestations intellectuelles, …)auxquels cas le système doit vous permettre de gérer des concepts comme :
    • La gestion des différentes versions
    • Les mise à jour minorés et majorés
    • Les améliorations, bug, entre deux versions
  • La maintenance des produit matériels :
    • Les produit à utilisation internes
    • Les produits achetés et vendus, ou loués
    • Les produits fabriqués, assemblés et vendus ou loués
    • Les produits ni achetés ni vendus mais dont vous avez pris la maintenance
  • La maintenance des produits mixtes, matériels et immatériels
    • De plus en plus les machines, robots, … disposent d’une partie intelligence matérialisée par des programme informatiques (logiciels).
Mode de gestion
  • Gestion des interventions préventives
  • Gestion des interventions curatives
  • Gestion des interventions sur site ou à distance
  • Gestion des contrats de maintenance à l’année
  • Gestion des contrats de maintenance par ticket
Particularités
  • La géolocalisation (attention ce module doit rester conforme aux exigences de la CNIL)
  • La signature électronique (sacré atout pour réduire le circuit de vente et augmenter la panier moyen)
  • La prise et l’annotation des photos (un vrai plus pour les opérationnels)
Les principales étapes d’une GMAO
  1. 1- La prise en compte de la demanded’intervention et son enregistrement
  2. La demande d’intervention peut avoir plusieurs origines :
  • Généré automatiquement par le logiciel dans le cas d’une intervention préventive dont l’utilisateur a défini les conditions de déclenchement
  • À la suite d’une demande de la part du client (par téléphone, mail, espace client, …)
  1. 2- Planification des interventions
  2. Décider de planifier un ensemble d’interventions selon certains critères :
    • Priorité
    • Compétences des techniciens
    • Disponibilité des techniciens
    • Disponibilité des matériels à utiliser pendant les interventions
    • Moyens de transport
  3. 3- Envoi des alertes aux clients et aux techniciens pour confirmer les interventions planifiées
  4. 4- Guider les techniciens dans leur déplacement vers l’entreprise cliente :
    • Déclenchement automatique du guidage par GPS
    • Permettre au technicien qui est en route de signaler au client un retard (en deux clic), ainsi que son administratif
    • Permettre au technicien de confirmer son arrivée à l’heure (infos fortement appréciées par les entreprises clientes)
  5. 5- Gestion de l’intervention sur site :
    • Indiquer les heures de début et de fin (deux clics)
    • Avoir accès à l’historique des interventions du client
    • Avoir accès à la commande du client qui a déclenché l’intervention en cours
    • Remplir un bon d’intervention numérisé
    • Si ‘l’installation d’un article nécessite le remplissage d’un formulaire de type Cerfa, formulaire maison, … le formulaire s’affiche automatiquement et sera saisiinformatiquement sur smartphone / tablette
    • Faire signer électroniquement le bon d’intervention, le rapport d’intervention, l’ordre de réparation au client
    • Envoyer par mail le bon d’intervention, le rapport d’intervention, l’ordre de réparation à l’adresse mail du client.
  6. 6- Archivage, rechercher
    1. L’ensemble des documents,bon d’intervention, rapport d’intervention, ordre de réparation, formulaire Cerfa, formulaires maison, … étant numérisés sont archivés automatiquement dans le Cloud, et sont soumis à un moteur de recherche type Google. Le gestionnaire peut à n’importe quel moment lancer une recherche générique (tape un n° de série d’une machine, le nom d’un client, une adresse, le système vous affiche l’ensemble des documents concerné par la recherche, et vous donne accès à leur contenu.
Vous êtes chauffagiste, frigoriste, électricien, plombier, … pourquoi s’équiper d’un ERP / GMAO

La digitalisation des métiers devient un enjeu stratégique pour pérenniser votre entreprise et garantir son avenir.

Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers, vous êtes nos héros, que devient le monde sans vous !!!

Comme vous êtes dans un métier ou la demande est grandissante, fidéliser vos salariés ou en embaucher d’autre devint aussi un point critique.  Et même un enjeu déterminant pour votre avenir,

Vous êtes des hommes de terrain, votre quotidien se passe en clientèle et rarementderrière un bureau

Les remarques les plus fréquents dans votre métier

  • L’administratif m’em..barasse, j’aimerai passer moins de temps au bureau,
  • J’ai toujours des devis en retard,
  • Je n’ai pas le temps de relancer les impayés, pire, Il m’arrive d’oublier de facturer certaines interventions,
  • Je suis seul compétant à pouvoir faire les devisà mes clients, sinon au risque d’oublier des prestations ou ne pas choisir la bonne référence, ou oublier des pièces,
  • ….
  • Je ne sais plus comment garder (fidéliser) mes salariés, ils sont prêts à partir à la concurrence pour un euro de plus
  • J’ai dû mal à embaucher des personnes qualifiées, et quand je prends un apprenti, une fois formé il peut partir à la concurrence

Dans ce qui suit nous allons essayer de vous expliquer que même si la digitalisation/transformation digitale ne soit pas la solution miracle à tous vos soucis, utilisée intelligemment, elle vous sera d’une grande aide.

La digitalisation/transformation digitale consiste à vous équiperd’un logiciel de la famille ERP (Planning des Ressources de l’entreprise), comme notre solution XT-erp, qui intègre une solution de gestions des interventions (GMAO : gestion de la maintenance assistée par ordinateur) et surtout une mobilité adaptée à votre métier(utilisation des smartphone ou tablette).

Si nous nous permettons de vous en parler si aisément et avec certitude c’est parce que nous en avons fait de votre quotidien notre métier et nous accompagnons depuis plus de 20 ans des entreprises comme lavôtre vers la réussite.

Si vous souhaitez prendre le virage de la transformation digitale

Vous devez vous poser deux questions :

1- La première stratégique : dois-je mener une politique de changementpourmon entreprise, pourquoi ?qu’est-ce que cela m’apporte ? et combien cela va me coûter

2- La deuxième opérationnelle : Quel logicielERP choisir ?comment mener une politique de changement en douceur et accompagner mes salariés ?

A la première question : dois-je mener une politique de changement pour mon entreprise ?

La réponse de facilité c’est « NON au changement « !!!

Effectivement il est plus facile et plus aisé« de ne rien faire que de faire »

En plus nous savons que « les habitudes ont la vie dure »donc il vaut mieux ne pas les brusquer ou même y toucher !!!

Si telle est votre réponse, il est inutile d’argumenter, nous vous laissons forger un avis sur Internet !!

Maintenant si votre réponse est oui pour le changement, oui pour un ERP, continuer la lecture de cet articlepour mesurer l’impact stratégique de ce choix pour votre entreprise.

La transformation digitale crée en effet de véritables enjeux pour les entreprises de toutes tailles, et en particulier les TPE cette révolutionne numérique vous permet de :

La transformation digitale crée en effet de véritables enjeux pour les entreprises de toutes tailles, et en particulier les TPE cette révolutionne numérique vous permet de :

  • Rester compétitives,
  • Répondre à l’évolution des besoins de vos clients,
  • Conquérir de nouveaux marchés,
  • Vous réinventer en permanence (car lié à une technologie qui évolue en permanence)
  • Transformer vos process et donc gagner en agilité
    Pas étonnant donc que cette transformation digitale soit un facteur primordial d’efficacité opérationnelle et une source de croissance et de rentabilité.
A la deuxième question : Quel logiciel ERP choisir ? comment mener une politique de changement en douceur et accompagner mes salariés.
Premier conseil aviséchoisir un logiciel en mode SaaS :

Il est absolument nécessaire de choisir un logiciel en mode SaaS, le SaaS c’estla technologie qui va dominer le marché pour au moins les dix années avenir. Tout autre choix vous ramène10 ans en arrière.

Quelques avantages au mode SaaS :
Sicette technologie séduit les utilisateurs c’est parce qu’il permet des économies à plusieurs niveaux, il n’est plus nécessaire :

  • D’acheter un serveur
  • De Mettre en place des matériels et des procédures de sauvegarde
  • De son parc d’un anti-virus
  • D’acheter des misesà jour pour les OS de vos serveurs (mise à jourWindows par exemple, …)
  • De dépenser du temps et de l’argent pour administrer vos serveurs,
  • D’équiper vos utilisateurs des PC d’une certaines puissance pourassurer un confort d’utilisation
  • Et bien d’autres dépenses
  1. Et si vous opter pour un accès à vos données à partir de l’extérieur de vos bureaux, il est également nécessaire :
  1. D’équiper vos serveurs des routeur, firewall, …
  2. De doubler vos serveurs pour assurer une continuité de service
  3. Et bien d’autres composants réseau
XT-erp est une solution en mode Full-SaaS
Deuxième conseil avisé est d’opter pour solution qui gère la mobilité

Comme cité plus haut, votre métier se passe ne clientèle et non pas derrière un bureau, donc vous avez besoin de vos données directement sur votre téléphone portable, ou une tablette si en posséder une.

Très important, vous devez avoir accès à vos BI (bon d’intervention), formulaires, CERFA, historiques des interventions, … même s’il n’y a pas Internet (ce qu’on appel : mobilité en mode Off-line / mode déconnectée)

XT-erp gère merveilleusement bien le mode Off-Line / déconnecté
Troisième conseil avisé :Le big-Data

L’un des avantages des applications en mode SaaS/Cloud est la possibilité de stocker des informations sans limite ni d’espace ni de performance. Et ceci avec coût qui reste négligeable.

Ainsi vous pouvez vous permettre de mettre le maximum de données, documents, images, contrats, … dans votre ERP et d’y avoir accès à n’importe quel moment, du monde entier via un simple URL

XT-erp met à votre disposition un big-Data

Dans ce qui suit nous allons illustrer à l’aide des exemples, comment XT-erp intègre nativement l’ensemble des contraintes de votre métier.

Exemple 1 : Etape « Devis »
Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers
Donner la possibilité à votre assistante, nouvellement embauchée de faire des devis, en toute confiance.

Un bon ERP pensépour votre métier comme l’XT-erp met à votre disposition deux solutions :

1-   Solution modèle de devis

Etape1 :  Préparation des modèles

XT-erp vous permet de créer une bibliothèque des devis standardsappelés modèles de devis. Oùchaque modèle, cible un type de devis récurent :

  • Modèle de devis pour : Chaudière gaz condensation chauffage seul FRISQUET Hydromotrix 20 kW,
  • Modèle de devis pour : Congélateur bahut de laboratoire 725 mm -86°C – Armoire frigo médicament
  • Modèle de devis : Tableau électrique LEGRAND 401806 – COFFRET 6 RANGÉES DE 24 MODULES
  • ….

A chaque modèle de devis vous associez les pièces jointes nécessaires (brochure de votre entreprise, brochure du produits, caractéristiques techniques, conditions générales de vente, …

Etape 2 : Préparation des tarifs

XT-erp vous permet de créer plusieurs catalogues de prix, vous pouvez créer par exemple trois tarifs :

  • Tarif 1 : prix public sans remise
  • Tarif 2 : prix public avec une remise de 8%
  • Tarif 3 : prix public avec une remise de 15%

Etape 3 : Préparation de modèle de mail

XT-erp vous permet decréerdes modèles de mails, avec des mots joker, par exemple :

– Modèle envoie d’un premier devis

– Modèle envoie d’un devis avec une remise (Tarif 2)

Vous avez fait le plus difficile, passons à la pratique :

Une formation rapide de 2h est suffisante pour apprendre à votre assistante àfaire des devis, ainsi elle saura que suite à l’appel d’un prospect qui demande un devis,

  • L’assistante pose lesquelques questions pour cibler la demande du prospect, et ainsi choisir le modèle de devisqui lui correspond,
  • L’assistante, à l’aide de la souris,et par un simple drag/drop, elle positionne le modèle de devis, dans la colonne « Devis »,
  • XT-erp demande à l’assistante de choisir le tarif à appliquer,
  • L’assistante choisi le tarif 1 (par exemple)
  • Le devis est prêt, l’assistante clic sur l’envoie par mail, elle choisit le modèle de mail à envoyer
  • XT-erpprépare le mail, crée un devis au format PDF, l’ajoute en pièce jointe au mail, l’envoi au prospect, et égalementau patronsi besoin

Le temps de l’élaboration d’un devis passe de plusieurs heures à 10 Mn touteen évitant des erreurs qui sont souvent chronophages

N.B : vous êtes le patron et vous souhaitez établir vous-même les devis, il suffit d’avoir une connexion Internet et vous pouvez le faire, de votre lieu d’intervention, entre deux avions, de votre lieu de vacances, de chez vous, …

2- Solution configurateur, Pack, Kit

Souvent lorsque c’estle patron qui fait les devis c’est parce qu’il a entête les produits et les options proposées par le constructeur, il connait aussi les Pack proposés et les Kits.

Un ERP comme l’XT-erp met à la disposition de ses utilisateurs :

  • Un Configurateur (multiniveaux, multi options)
  • Le concept d’un produit « Composé à la vente par »

Grace à ces deux possibilités, vous pouvez concevoir pour chaque produit son configurateur, les options obligatoires ou optionnelles, définir un prix de revient, un prix de vente, la marge négociable, et bien d’autres options.

Une fois que ce paramétrage est fait, votre assistante n’a qu’à cocher des cases pour établir un devis sans se tromper.

Combinez cette possibilité au « Modèle de devis », et vous dégagerez, peut-être,du temps pour aller boire une bière avec les copains !!

Exemple 2 : Etape « Commande fournisseur »
Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers
Déléguez à votre assistante, nouvellement embauchée de passer desles commandes auprès des fournisseurs, en toute confiance.

Passer des commandes d’achat auprès d’un fournisseur est une étape sensible pour plusieurs raisons :

  • Les références des produits que vous vendez ne sont pas les mêmes que celles dufournisseur (vousdevez protéger votre métier), donc au moment de passer commande au fournisseur il faut faire correspondre les références,
  • Les compositions des produits à l’achat ne sont pasles mêmes à la vente, par exemple, pour un produit en particulier, il vous est plus rentable d’acheter ce produit intégré dans un Kit, que de l’acheter séparément, donc chaque fois ce produit manque il faut penser à acheter le Kit,
  • La quantité des produits à commander, est peut-être présente dans votre stock (partiellement ou entièrement), les produits en stock sont peut-être déjà commandés par d’autre clients, ou bien vous avez déjà passé commande auprès de votre fournisseur d’une quantité qui va vous être livrée bientôt, …
  • Vous avez plusieurs fournisseurs pour le même produit,

Un bon ERP comme l’XT-erp à déjà pensé l’ensemble des cas pour votre métier. Votre assistante, à partir de la commande de vente de votre client, n’a qu’à cliquer sur le bouton « Créer la commande fournisseur », XT-erp effectue l’ensemble des contrôles et vous propose une commande d’achat optimisée.

Malgré l’ensemble de ces contrôles et vuel’aspect sensible des commandes d’achat (car elles engagent la trésorerie de l’entreprise), les partons veulent avoir un contrôle sur ces commandes avant leur transmission aux fournisseurs, ou il peutmêmese réserverl’exclusivité de les passer.

Dans l’XT-erp vous pouvez créer des WF (Workflow) ou des processus qui font qu’une commande d’achat ne peut être envoyée qu’après validationpar une tiers personne (par exemple le partons)

Exemple 3 : Etape « Planifier une installation »
Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers
Confiez à votre assistante, nouvellement embauchée la mission de planifier les installations, en toute confiance.

La planification d’une installation nécessite la mise en musique de plusieurs éléments :

  • La disponibilité des matériels
  • La disponibilité des techniciens, compétents, peut-être la validité de certaines certifications, …
  • La disponibilité du client
  • La disponibilité des outils nécessaires à l’installation
  • Et peut-être d’autres éléments

XT-erp vous accompagne dans une démarche métier, il a été pensé et développé pourvotre entreprise.

Si à la lecture de ce qui suit, certaines particularités de votre métier ont échappé à notre produit XT-erp, elles y seront ajoutées.

La gestion des interventions se fait à trois niveaux :

  • Préparation au bureau
  • Le technicien sur la route
  • Le technicien chez le client

Etape 1 : Préparation au bureau

  • Une fois la commande de vente est saisie, l’utilisateur clic sur le bouton pour générer le bon d’intervention,
  • L’XT-erp met à la disposition de l’utilisateur l’ensemble des éléments d’aide à la décision :
    • Disponibilité des techniciens, leurs compétences
    • Les outils, certifications et matériels nécessaires à l’intervention
  • L’utilisateur planifie l’intervention et envoi un mail au client ainsi qu’une notification au technicien sur son PC, smartphone, tablette,

Etape 2 : Le technicien sur la route

Une fois l’intervention est visible sur le smartphone du technicien, ce dernieril dispose de plusieurs options (des boutons liés à la fiche intervention):

  • Guidage vers le client (déclenche le GPS de google)
  • Appeler mon responsable
  • Appeler le client
  • Confirmer mon arrivée à l’heure
  • Signaler un retard, XT-erp propose quatre possibilités modifiables (15m, 30m, 45m, 1h)
    • Une fois le créneau choisi, XT-erp envoi automatiquement un sms ou un mail au client
  • Déclarer l’heure de début de l’intervention
  • Déclarer l’heure de fin de l’intervention

Etape 3 : le technicien chez le client

  • Dès son arrivée, le technicien déclare son heure d’arrivée
  • Il renseigne dans le bon d’intervention
    • Les articles livrés (commandés ou ajoutés)
    • Comme l’installation de certains articlesnécessitel’établissement d’un CERFA, et si en amont vous avez rattaché le CERFA à l’article. Le simple ajout d’un l’article (lié à un CERFA), dans le bon d’intervention ouvrira automatiquement le CERFA à remplir.
    • N.B : XT-erp met à la disposition de ses utilisateurs un module qui leur permet de créer de A à Z des formulaires de type CERFA ou autre (module Studio IHM), ainsi ces formulaires numérisés sont stockés dans la base de données et sont soumis au moteur de recherche
    • Une fois le BI (bon d’intervention) remplie, le technicien demande au client de le signer électroniquement
    • Une fois signé, il est envoyé par mail au client et au bureau
  • Le technicien déclare son heure de départ
Exemple 4 : Etape « Planifier une réparation curative »
Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers
Vous êtes appelé pour intervenir sur une réparation, comment votre assistante peut organiser ce RDV
  • L’intervention pour une réparation peut avoir un caractère d’urgence, ou peut-être par soucis d’optimisation de temps de déplacement, vous voulez savoir quel technicien est à proximité du lieu de l’intervention pour le faire intervenir.
  • Sachez que XT-erp permet de géolocaliser vos techniciens à un instant T et ceci en total accord avec les recommandations de la CNIL

XT-erp vous accompagne dans une démarche métier, XT-erp a été pensé et développé pour vous.

Si à la lecture de ce qui suit, certaines particularités de votre métier ont échappé à notre produit XT-erp, elles y seront ajoutées.

La gestion des interventions se fait à trois niveaux :

  • Préparation au bureau
  • Le technicien sur la route
  • Le technicien chez le client

Etape 1 : Préparation au bureau

  • Vos techniciens sont géolocalisables, XT-erp vous affichera sur un écran de type Google Maps, l’emplacement de vos techniciens
  • Vous pouvez rentrer en communication avec un ou plusieurs salariés ? en même temps via une messagerie instantanée (type WhatsApp) pour vérifier leur disponibilité, la disponibilité de certains appareillage nécessaire à l’intervention,
  • Une fois le technicien choisi, vous lui envoyez l’intervention sur son téléphone portable, et vous confirmez l’intervention au client par mail

Etape 2 : Le technicien sur la route

Une fois l’intervention est visible sur le smartphone du technicien, ce dernier dispose de plusieurs options (des boutons liés à la fiche intervention) :

  • Guidage vers le client (déclenche le GPS de google)
  • Appeler mon responsable
  • Appeler le client
  • Confirmer mon arrivée à l’heure
  • Signaler un retard, XT-erp propose quatre possibilités (15m, 30m, 45m, 1h)
    • Une fois le créneau choisi, XT-erp envoi automatiquement un mail au client
  • Déclarer l’heure de début de l’intervention
  • Déclarer l’heure de fin de l’intervention

Etape 3 : le technicien chez le client

  • Dès son arrivée, le technicien déclare son heure d’arrivée
  • Il renseigne dans le bon d’intervention
    • Les articles livrés (commandés ou ajoutés)
    • Comme l’installation de certain article nécessite le remplissage d’un CERFA, et si en amont vous avez rattaché le CERFA à l’article. Le simple ajout de l’article dans le BI XT-erp affichera automatiquement le CERFA à remplir
    • N.B : XT-erp met à la disposition de ses utilisateurs un module qui leur permet de créer de A à Z des formulaires de type CERFA ou autre (module Studio IHM), ainsi ces formulaires numérisés sont stockés dans la base de données et sont soumis au moteur de recherche
    • Une fois le BI (bon d’intervention) rempli, le technicien demande au client de le signer électroniquement
    • Une fois signé, il est envoyé au mail du client et au bureau
  • Le technicien déclare son heure de départ
Exemple 5 : Etape « Planifier une intervention préventive »
Chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers
Suite à un paramétrage avancé dans XT-erp, des dates d’interventions préventives sont affichées, comment les planifier

La planification d’une intervention préventive nécessite la mise en place de plusieurs éléments :

  • La disponibilité des techniciens, compétents, peut-être la validité de certaines certifications
  • La disponibilité du client
  • La disponibilité d’outils nécessaire à l’intervention

XT-erp vous accompagne dans une démarche métier, XT-erpa été pensé et développé pour vous.

Si à la lecture de ce qui suit, certaines particularités de votre métier ont échappé à notre produit XT-erp, elles y seront ajoutées.

La gestion des interventions se fait à quatre niveaux :

  • Paramétrage des conditions de révision
  • Préparation au bureau
  • Le technicien sur la route
  • Le technicien chez le client

Etape 0 : Paramétrage des conditions de révision :

  • Dans XT-erp vous avez paramétré l’ensemble des échéances pour la maintenance préventive pour chaque modèle d’appareil, exemple :
    • Les appareils modèle « CLIMATISATION DAIKIN 6000W R32 BLUEVOLUTION REVERSIBLE FTXF60A » doivent être révisés une fois par an, date d’anniversaire

Les conditions de révision peuvent être basées sur un nombre d’heure d’utilisation ou un nombre de kilométrage parcouru

Une fois cela paramétré, XT-erp vérifie une fois par jour (vers minuit) si des conditions de révision sont arrivées à échéance, si oui il crée les interventions préventives

Etape 1 : Préparation au bureau

Dans l’écran qui recense l’ensemble des interventions préventives

  • XT-erp met à la disposition de l’utilisateur l’ensemble des éléments d’aide à la décision :
    • Disponibilité des techniciens, leurs compétences
    • Les outils, certification matériels nécessaires à l’intervention
  • L’utilisateur planifie l’intervention et envoi u mail au client ainsi qu’une notification au technicien sur son PC, smartphone, tablette,

Etape 2 : Le technicien sur la route

Une fois l’interventionvisible sur le smartphone du technicien, ce dernier dispose de plusieurs options (boutons liés à la fiche intervention) :

  • Guidage vers le client (déclenche le GPS de google)
  • Appeler mon responsable
  • Appeler le client
  • Confirmer mon arrivée à l’heure
  • Signaler un retard, XT-erp propose quatre possibilités (15m, 30m, 45m, 1h)
    • Une fois le créneau choisi, XT-erp envoi automatiquement un mail au client
  • Déclarer l’heure de début de l’intervention
  • Déclarer l’heure de fin de l’intervention

Etape 3 : Le technicien chez le client

  • Dès son arrivée, le technicien déclare son heure d’arrivée
  • Il renseigne dans le bon d’intervention
    • Les articles livrés (commandés ou ajoutés)
    • Comme l’installation de certain article nécessite le remplissage d’un CERFA, et si en amont vous avez rattaché le CERFA à l’article. Le simple ajout de l’article dans le BI XT-erp affichera automatiquement le CERFA à remplir
    • N.B : XT-erp met à la disposition de ses utilisateurs un module qui leur permettent de créer de A à Z des formulaires de type CERFA ou autre (module Studio IHM), ainsi ces formulaires numérisés sont stockés dans la base de données et sont soumis au moteur de recherche
    • Une fois le BI (bon d’intervention) rempli, le technicien demande au client de le signer électroniquement
    • Une fois signé, il est envoyé au mail du client et au bureau
  • Le technicien déclare son heure de départ
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Pourquoi s’équiper d’une gestion à l’affaire

Pour bien chiffrer une affaire, vous devez répondre à plusieurs questions :

  • L’affaire est elle-rentable, si oui quelle est ma marge de négociation,
  • Si j’accepte de perdre de l’argent sur une affaire, car stratégique(elle peut m’ouvrir les portes d’autres marchés) combien je vais perdre et quelles sont mes limites
  • Comment je peux sécuriser mes marges

Pour suivre une affaire, vous devez répondre à plusieurs questions :

  • Suis-je en trains de gagner ou perdre de l’argent, si oui à quel niveaufonctionnel, et pour quelles ressources.
  • Si je suis en train de perdre de l’argent, oùdois-jeagir pour minimiser mes pertes et éventuellement les transformer en gain.
  • Comment puis-je optimiser mes gains.

En fin d’affaire vous constatez :

  • Le taux de rentabilité de votre affaire,comment vos gains ou pertes sont répartis (sur quels pôles, quels produits, quelles ressources, …)
  • Quel piège à éviter dans l’avenir pour ne plus perdre d’argent ?
  • Quelle stratégieà mettre en place dans l’avenir pour optimiser mes gains ?
    La gestion à l’affaire dans XT-erp fournit une cartographie détaillée des marges, par ressource, catégorie de ressources, métiers, secteurs, et bien d’autres axes analytiques. La gestion à l’affaire va surtout vous donner la possibilité de rendre l’ensemble de ces indicateurs perfectible.

La gestion à l’affaire XT-erpdoit vous apporter des éléments d’analyses et vous mettre à disposition les indicateurs nécessaires pour vous permettre de répondre aux questions posées.

Dans XT-erp vous pouvez considérer une affaire comme :

  • Soit une commande
  • Soit un groupement de commandes
  • Soit un ensemble de plusieurs groupements de commandes
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Les éléments qui rentrent dans le calcul d’une affaire dans XT-erp

Notre ERP XT-erp dispose d’un module puissant de gestion à l’affaire,

Pour calculerune affaire il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :

  • L’affaire est elle-rentable, si oui quelle est ma marge de négociation,
  • Si j’accepte de perdre de l’argent sur une affaire, car stratégique(elle peut m’ouvrir les portes d’autres marchés) combien je vais perdre et quelles sont mes limites
  • Comment je peux sécuriser mes marges

Recettes :

  • Total des commandes d’achat lié à l’affaire
  • Les Recettesexceptionnelles (exemple : une aide régionale, étatique, …)

Dépenses :

  • Les commandes d’achat lié à l’affaire
  • Les dépenses exceptionnelles (une pénalité, contravention, …)
  • Cout théorique des ressources, les ressources sont de trois familles :
    • Ressources humaines :
      • Le nombre d’heure affectéaux différentes ressourcesmultiplié par un coûthoraire (soit d’une catégorie de ressource soit d’une ressource précise) Par exemple j’affecte à cette affaire
        • 50 h de conception
        • 120 h d’analyse
        • 500h de réalisation
    • Ressource machines :
      • Le nombre d’heure affecté aux différentes machines multiplié par un coût horaire (soit d’une catégorie de machine soit d’une machine précise) Par exemple j’affecte à cette affaire
        • 32 h de découpe laser
        • 56 h de machine CMS (Composants Montés en Surface)
    • Ressource sous-traitance :
      • Le nombre d’heure affecté aux différents sous-traitantsmultiplié par un coût horaire (soit d’une catégorie de sous-traitant soit d’un sous-traitant en particulier) Par exemple j’affecte à cette affaire
        • 60h de design
        • 43 h de traitement antibactérien
  • Les notes de frais des salariés : XT-erp met à votre disposition un module « Note de frais » de la dernière génération :
    • Module salarié
      • Le salarié télécharge une application « éditée par nos ingénieurs » sur le Play Store. Cette application permet de saisir ses notes de frais, de prendre des photos des fiches, de commenter les dépassements des forfaits, …
    • Module administrateur
      • Les notes de frais peuvent être validées à un, deux, ou trois niveaux,
      • Un module de validation des notes de frais permet d’accepter, d’accepter partiellement ou de refuser les notes de frais. Le salarié est alerté sur son smartphone de la décision.
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Planification : Comment planifier une affaire dans XT-erp

La planification d’une affaire consiste à :

  1. Estimer le temps théorique pour chaque tache à faire (établir un plan de charge)
  2. Affecter, pour chaque tâche les ressources nominatif (si connues à ce stade), sinon les catégories de ressources
  3. Hiérarchiser les tâches et créer des liens de dépendances flexible ou rigide

XT-erp met à votre disposition un composant/outil GANTT graphique, ludique, simple et puissant d’utilisation. Tout se fait à la souris.

Si vous modifiez une date dont dépendent d’autres dates, le GANTT modifie les dates dépendantes automatiquement (exemple vous avez définit 30 tâches à faire suite à une livraison, et cette livraison a été retardée d’une semaine)

4. Saisir les recettes et dépenses exceptionnelles (connu à cet étape)

Une fois cette étape terminée le système vous affichera les marges théoriques prévisionnelles

Il reste à définir la partie opérationnelle. Comment vos ressources (salariés) vont déclarer les temps travaillés pour l’affaire en cours, et quelle est la finesse de saisie.

Exemple, la grille de saisie est journalière, hebdomadaire, mensuelle, …. La saisie se fait en heures ou en jours.

5- Mettre en place des réunions de chantiers qui sont souvent de deux natures 

6- Les Copil(Comités de pilotage) : il s’agit des réunions qui regroupent aussi bien les représentants des sociétés intervenantes (tous ou certains), que les représentants du client

7- Les Coproj(Comités projet) : Elles regroupent seulement les représentants des sociétés intervenantes

8- Les Formations : si votre métier est de fournir des produits qui nécessitentune formation des utilisateurs (logiciel, pilotage d’une machine outils, automate programmable par les utilisateurs, …), il faut définir les types de formation et les participants

Il est nécessaire de définir à ce stade et pour chaque société intervenante un représentant qui sera affecté à cette affaire

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En cours : Comment gérer une affaire au quotidien dans XT-erp

C’est la partie la plus importante et la plus sensible de la gestion à l’affaire :

  • Importantecar c’est l’étape qui nourrit l’affaire des données nécessaire à son évolution
  • Sensible car demande l’adhésion de vos salariés, et pour ce faire il est important que les contraintes imposées pour la saisie ainsi que l’interface offerte par le l’ERP restent ludiques, conviviales et souples.

Comment piloter une affaire en cours

Le pilotage de l’affaire estcomposé d’un ensemble de processus métiers (workflow) qu’il est nécessaire de définir en amont (pendant l’audit). L’ensemble deces processus / Workflow adapté à votre manière de fonctionner seracréé et mise en place par nos consultants,dans les exemples qui suivent nous allons proposer des processus / Workflow standards

Echéancier de paiement

L’utilisateur peut associer un échéancier à une affaire, souvent les échéances sont basées soit sur un pourcentage de paiement selon un taux d’avancement (souvent décidé pendant les réunions de chantier), ou des montants fixes selon des dates, ou des pourcentages de paiement selon un avancement par étapes.

D’autres configurations sont possibles.

XT-erp gère également les acomptes, remises pieds de page en montant ou en pourcentage, des remises-ligne en montant ou en pourcentage, les escomptes les rabais, …

Réunions de chantier

Au lancement de l’affaire, il est de bonne pratique de planifier les réunions de chantier,Pour planifier vous devez définir les membres des trois comités, pilotage, projet et formation (si des formations sont nécessaires)

A votre réunion de lancement vous mettez au planning les dates de l’ensemble des réunions, XT-erp vous rappellera les échéances au fur et à mesure

Comme décrit plus haut les réunions de chantiers peuvent être de plusieurs natures :

  • Les Copil (Comités de pilotage) : il s’agit des réunions qui regroupent aussi bien les représentants des sociétés intervenantes (tous ou certains), que les représentants du client.
  • Les Coproj (Comités projet) : Elles regroupent seulement les représentants des sociétés intervenantes.
  • Les Formations : si votre métier est de fournir des produits qui nécessitentune formation des utilisateurs (logiciel, pilotage d’une machine outils, automate programmable par les utilisateurs, …), il faut définir les types de formation et les participants.

Cette étape est importante car elle instaureun axe de communication à l’ensemble des partenaireset évite que les petits problèmes de communication deviennent de gros problèmes techniques.

Facturation

La partie facturation correspond souvent à un processus métier / workflow spécialisé, en principe le déclenchement de la facturation est décidé pendant les réunions de chantier (Copil ou Coproj).Le chargé d’affaire inscrit dans un document les montants ou les pourcentages à facturer, il transmet le document au service facturation, le service facturation établi la ou les factures et les adresses aux clients

Indicateurs de suivis

XT-erp met à votre disposition cinq indicateurs pour piloter au mieux le déroulement de l’affaire.

Ces cinq indicateurs qui représentent votre tableau de bord ont pour objectif de vous prévenirsuffisamment tôt de l’issue d’une affaire (en termes de rentabilité).

Quelques remarques :

  • Le gestionnaire de l’affaire peut paramétrer pour chaque affaire :
    • Un taux de rentabilité générale : exemple 122 %
    • Des taux de rentabilités par famille d’articles, exemple :
      • Achat vente des consommables : 115%
      • Achat vente des matériels : 132%
    • Des taux de rentabilités par catégorie de ressources :
      • Conception et ingénierie : 140 %
      • Encadrement et réalisation : 130%
  1. 1- Marge théorique : (couleur orange)
    • (Commandes de vente + autres recettes) – (commandes d’achat + coût théoriquedes ressources+ autres dépenses + note de frais)
    • Jauge théorique (JT1):
      • Maximum jauge               : (Commandes de vente + autres recettes)
      • Jauge en progression     : (commandes d’achat + coût théoriquedes ressources+ autres dépenses + note de frais)
  1. 2- Marge en cours : (couleur bleu)
    • (Commandes de vente + autres recettes) – (Commandes d’achat + coût réeldes ressources+ autres dépenses + note de frais)
    • Jauge théorique (JT2) :
      • Maximum jauge               : (Commandes de vente + autres recette)
      • Jauge en progression     : (Commandes d’achat + coût réeldes ressources+ autres dépenses+ note de frais)
  1. 3- Rentabilité générale de l’affaire (couleur vert):

Jauge (JR3) :

  • Maximum jauge               : ce qui est renseigné dans paramètre de rentabilité / rentabilité générale
  • Jauge en progression     : rentabilité en cours
  1. 4- Taux d’avancement selon les réunions de chantier (rouge)

En chiffre exemple 30% (vert)

Jauge (JA4) :

  • Maximum jauge               : 100
  • Jauge en progression     : le dernier taux d’avancement renseigné dans la dernière réunion de chantier
  1. 5- Avancement réel (Rose)

En chiffre exemple 30% (vert)

Jauge (JA5) :

  • Maximum jauge               : Coût théoriquedes ressources
  • Jauge en progression     : Coût réeldes ressources

Situation financière

La situation financière d’une affaire doit vous donner à l’instant T :

  • La Liste des commandes de ventes
  • Le Montants des factures émises
  • Le Montant des règlements reçu
  • Le Montant du reste à recevoir

Deux indicateurs sont également mis à disposition :

  1. 1- Montants réglés / montants des commandes clients

Jauge (JF1) :

  • Maximum jauge               : Montant des commandes de vente
  • Jauge en progression     : Montant des règlements clients
  • 2- Montants réglés / montants des factures émises

Jauge (JF2) :

  • Maximum jauge               : Montant des factures émises
  • Jauge en progression     : Montant des règlements clients

Arbre affaire par niveaux

Pendant la phase de planification de l’affaire, vous avezcrééun diagramme GANTT, dans ce diagramme vous avez définit des niveaux à votre affaire, exemple :

  • Conception
    • Etude mécanique du terrain
      • Bureau d’étude mécanique
        • Jean
        • Sylvie
    • Etude de la viabilisation
      • Bureau d’étude départemental
        • Natacha
        • Claudia
  • Analyse
  • Réalisation

XT-erp, avec un algorithme très performant va vous dessiner sous forme d’arbre, l’ensemble des niveaux et vous calculer pour chaque niveau :

  • Total temps effectif travaillé
  • Total temps pause (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps trajet (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps Mission (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps théorique (temps planifié)
  • Le taux horaire
  • Total coût théorique estimé
  • Total coût réel calculé
  • Une jauge d’avancement
    • Maximum jauge :Total coût théorique estimé
    • Jauge en progression     : Total coût réel calculé

Cette analyse détaillée vous montre àquel niveau vous gagnez ou perdez de l’argent,vous permettant de rectifier le tir suffisamment tôt

Arbre affaire par ressources

Idem l’arbre des affaires par niveau mais ici par ressource, par exemple vous souhaitez étudier la performance deNatachaau sein de cette affaire et par niveau :

  • Total temps effectif travaillé
  • Total temps pause (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps trajet (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps Mission (si ce temps est pointé ou déclaré)
  • Total temps théorique (temps planifié)
  • Le taux horaire
  • Total coût théorique estimé
  • Total coût réel calculé
  • Une jauge d’avancement
    • Maximum jauge: Total coût théorique estimé
    • Jauge en progression     : Total coût réel calculé

Historique documentaire de l’affaire (archivage)

Il s’agit de la liste de l’ensemble des documents échangés, concernant l’affaire (contrats, schémas, documents commerciaux, réunions de chantier, …)

Si vous avez pris le module GED dans XT-erp, vous avez accès à deux fonctionnalités supplémentaires et très puissantes :

  • Océrisation des documents, même images
    • Chaque document archivé peut être océrisé (reconnaissance du texte), même dans les images, ainsi l’ensemble des documentsest transformé en données, et stocké dans le big-Data de XT-erp.
    • Avantage : XT-erp vous met à disposition une barre de recherche type Google, il vous suffit de taper le mot à rechercher et XT-erp vous affichera l’ensemble des documents concernés
  • Scellement électronique (conforme à la norme NF Z 42-013 / 026)
    • Chaque document est archivé avec une clé de chiffrement électronique pour garantir son authenticité (appelé l’empreinte électronique du document).Ainsi XT-erp vous permettra :
      • D’avoir différentesversions d’un même document
      • De garantir en cas de litige l’authenticité du document
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Fin : Comment clôturer une affaire dans XT-erp

Une fois l’affaire clôturée :

  • Les indicateurs sont stockés, et ne peuvent plus ni être calculés ni être actualisés,
  • Plus aucune affectation de temps ne peut être y rattacher ni aucun document
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La gestion à l’affaire et votre SI (Système d’Information)
Gestion avancée des notes de frais
Smartphone / tablette – validation à plusieurs niveaux par des gestionnaires – interface avec la comptabilité et la paie

Objectif

L’objectif de ce module est de permettre aux salariés de saisir leurs notes de frais sur le terrain et en temps réel à l’aide d’une application Smartphone ou tablette. Que le salarié puisse faire ses saisiesindépendamment de la disponibilité d’Internet (fonctionnement mode déconnecté)

Cela va donc permettre au service administratif de contrôler et de valider ou pas les notes de frais, et de transmettre les données à la comptabilité et à la paie.

La gestion des notes de frais dans XT-erp se déroule en trois étapes :

  • Paramétrage d’utilisation et de gestion
  • Saisie des notes de frais par le salarié
  • Contrôle et validation des notes de frais par le gestionnaire
  • Transmission des notes de frais à la comptabilité, et à la paie

Paramètres d’utilisation et de gestion

Plusieurs paramètres des notes de frais sont à définir pour installer cette gestion :

Les thèmes

A chaque affectation thématique (Restaurant, Essences, Hôtel, Avion, Train, …), on associe :

  • Un libellé multilingue (si utilisation par plusieurs nationalités)
  • L’icône (petite image) qui apparaîtra à gauche du libellé pour donner un aspectvisuel au thème
  • Le forfait maximum accordé, ce montant reste à titre indicatif pour le salarié comme pour las valideurs, le salarié ne sera pas limité par la saisie de ce montant
  • Les différents taux de TVA associés à chaque thème, par exemple pour le thème « Restaurant » une TVA à 10% et une autre à 5,5%
Les niveaux de validations

Qui valide les notes de frais et sur combien de niveaux. XT-erp autorise jusqu’à trois niveaux de validation).

Exemple de niveaux de validation : les notes de frais sont validées par le chef de service (niveau 1) et ensuite par le service comptabilité (niveau 2)

Les périodes ouvertes à la saisie pour le salarié

Ce paramètre permet de limiter la saisie des notes de frais pour les salariés dans le passé. Par exemple, vous pouvez paramétrer que vos salariés puissent saisir des notes de frais sur le mois en cours et le mois passé, ou par exemple sur trois mois en arrière.

Utilisation d’une carte bancaire d’entreprise (C.B.E) par le salarié

Les notes de frais sont soit payées par une carte bancaire d’entreprise, soit par le salarié, ceci impacte deux aspects :

  • Si paiement par la carte bancaire d’entreprise : il n’y a pas lieu à des remboursements, et ces frais sont transmis à la comptabilité sous un compte spécifique
  • Si paiement par le salarié : il y a remboursement et les frais sont rattachées à un autre compte comptable

Dans la fiche du salarié, il suffit de cocher la case « le salarié bénéficie d’une C.B. d’entreprise ».

N.B : un salarié qui bénéficie d’une carte bancaire d’entreprise peut saisir des notes de frais payées par lui-même (il a peut-être oublié la C.B. d’entreprise, …).

Affecter les notes de frais à un compte comptable analytique

Souvent l’affectation des notes de frais à des comptes comptables analytiques dépend des services administratifs auxquels sont rattachés les salariés. Dans l’XT-erp vous pouvez paramétrer au niveau dechaque service, le compte comptable analytique qui lui est associé, ainsi les notes de frais seront transmises à la comptabilité avec ce compte.

La saisi côté salarié

Pour la saisie des notes de frais par le salarié, il est nécessaire que le salarié :

  • Télécharge sur le Play Store ou l’App Store l’application XT-Teams. (Application éditée par Adler Technologies)
  • Qu’il dispose de ses identifiants de connexions qui lui seront communiqués par l’administrateur XT-erp

Dès qu’il a accès à XT-Teams, il peut saisir ses notes de frais

La validation côté responsable

Les responsables valideurs auront un écran de validation où ils peuvent :

  • Accepter, refuser ou corriger le montant à rembourser des notes de frais
  • Valider les notes de frais d’une manière collective (par mois, par salarié, …)

Une fois qu’une note de frais est en cours de validation, elle n’est plus modifiable par le salarié

Une fois qu’une note de frais estvalidée au dernier niveau, le système retourne au salarié le statut de la validation

Interface comptabilité et paie

XT-erp dispose des fonctionnalités nécessaires pour transmettre les notes de frais à la comptabilité, avec les bons comptes comptables. Il en sera de même vers la paie.

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