Gestion electronique des documents

Dans votre activité, vous utilisez sûrement une quantité importante de documents, de formulaires, de plans, et bien d’autres… Fini le temps des armoires remplies de documents difficiles à retrouver. Découvrez la gestion electronique des documents et tous ses avantages sans pour autant perdre vos documents papier.

Retrouvez tous vos documents en quelques clics

 Gérer vos documents de manière électronique vous permet de mettre en place une bibliothèque virtuelle (sans limite de taille) totalement personnalisable afin d’organiser au mieux tous les documents de votre entreprise.

 

Créez des sections, des sous-sections, des emplacements précis, des dossiers et ajoutez-en des nouveaux à votre guise. Retrouver vos documents dans cet environnement devient un jeu d’enfant grâce à l’indexation automatique de son contenu et à ses mots clés.

 

Vous pouvez accéder à ce que vous cherchez :

 

- En parcourant votre bibliothèque manuellement

- En effectuant une recherche via notre moteur de recherche intelligent, en tapant le nom d’un client, le nom d’un produit ou une référence précise par exemple

- En effectuant un tri par date, par localisation, par nom de document…

 

Vous aurez alors accès à tous les documents correspondant à votre recherche, que ce soient des documents commerciaux (devis, factures…), des documents relatifs à la production (plans, manuels…), et tous autres documents relatifs à votre entreprise. Si vous souhaitez conserver la version papier de vos documents, vous allez pouvoir indiquer la localisation physique de vos documents afin de les retrouver facilement.

Image du logiciel XT-Erp sur ordinateur section Gestion éléctronique des documents 1

Sécurisez vos documents et accédez-y depuis n'importe où

Image d'un ordinateur affichant un cadenals et des flèches en dessous

En vous équipant d’une gestion électronique des documents vous allez sécuriser au maximum tous vos documents. Grâce à notre technologie SaaS, il est impossible que vous perdiez le moindre de vos documents.

 

Même en cas d’incendie de vos locaux, ce qui impliquerait la perte de vos documents papier, les documents enregistrés dans notre solution seront toujours accessibles étant donné qu’ils sont conservés sur plusieurs serveurs distants ultra-sécurisés (nous utilisons la même technologie de stockage utilisée par le Ministère de la Défense).

 

L’autre avantage est que vous allez pouvoir accéder à vos documents depuis n’importe où. Que vous vous connectiez sur votre ordinateur ou votre portable, en France ou à l’autre bout du monde, vous pourrez consulter tous les documents dont vous avez besoin. Vous pourrez d’ailleurs gérer les conditions d’accès aux documents par les autres membres de votre entreprise (par poste ou par mot-de-passe).

Une gestion electronique des documents connectée à tous les autres modules

Ce module étant connecté à tous les autres, que ce soit la gestion commerciale, la gestion des interventions, la gestion de production…

 

Les documents que vous éditez depuis ces modules peuvent être automatiquement enregistrés dans le module de gestion électronique des documents.

 

De cette manière vous pourrez retrouvez tous les documents relatifs à un client dans sa fiche client par exemple, ou encore tous les documents relatifs à un produit précis dans sa fiche article.

Image d'un ordinateur affichant un polygone

Nos fonctionnalités supplémentaires

Notre module de gestion electronique des documents inclut une fonction d’océrisation. Cela va permettre de numériser même les documents écrits à la main que vous souhaitez enregistrer.

Océrisation