Gestion des notes de frais

Pour faciliter la gestion des notes de frais, nous avons tout automatisé grâce au module XT-TIme

Gérez la saisie des notes de frais et leur validation par les différents acteurs.

L’administrateur peut paramétrer :

  • 👌Les niveaux de validation (1,2,3 niveaux)

  • 👌Pour chaque niveau, le ou les gestionnaires en charge de la validation

  • 👌Pour chaque type de frais, le montant forfaitaire ou le montant maximum remboursé par l’entreprise ou par l’URSSAF, les taux de TVA supposés et ceux par défaut

  • 👌Le nombre de mois pendant lesquels une note de frais est modifiable

  • 👌Le compte comptable concerné, si une interface est réalisée avec la comptabilité

 

Côté salarié :

Le salarié télécharge notre application et l’installe sur son smartphone, à partir de cette application il peut :

  • 👍Saisir des notes de frais, prendre des photos, saisir plusieurs montants avec différentes TVA

  • 👍Imputer les frais soit à la carte bancaire de l’entreprise, s’il en dispose d’une, soit à ses dépenses personnelle

  • 👍Connaître les forfaits de remboursement Urssaf ou entreprise

  • 👍Commenter chaque note saisie (pour justifier éventuellement un dépassement)

  • 👍Consulter la validation de ses notes de frais auprès de sa hiérarchie

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  • 👍Être averti des montants et des dates de remboursement

Coté gestionnaire

Depuis son poste, la personne en charge des notes de frais va pouvoir :

  • 👂Voir en temps réel les notes de frais à valider

  • 👂Consulter les justificatifs et donner un avis :

    • 🤝Accepter le remboursement en totalité

    • 🤝Accepter de rembourser partiellement une note de frais, et donner au salarié la raison

    • 🤝Refuser le remboursement, et donner au salarié la raison  

Enfin, la transmission de ces notes de frais à la comptabilité est automatiquement réalisée.