Gestion des documents commerciaux

La rédaction de vos devis, factures, bons de livraisons etc… est une tâche qui fait perdre un temps considérable à tout le monde dans une entreprise. Grâce à notre gestion commerciale, réalisez tous vos documents commerciaux de manière simple et surtout rapide.

En un clic toutes les informations sont renseignées 

Vos documents commerciaux n’auront jamais étés aussi simples à réaliser. Pour créer un nouveau document, il vous suffit de sélectionner le client ou le fournisseur concerné pour que toutes ses coordonnées soient renseignées automatiquement.

 

De même pour les articles et services à inclure, une fois sélectionnés, les références, le prix et toutes autres informations dont vous aurez besoin seront automatiquement renseignées dans votre document.


Dans le cas où vous appliquez des prix différents à certains clients (nouveaux clients, clients fidèles,...), les catalogues de prix vont vous permettre de gérer ces prix de manière automatique.


Enfin vous pourrez imprimer votre document ou l’envoyer par mail d’un simple clic.

Image d'un ordinateur avec l'envoi d'un mail
Image du logiciel XT-Erp sur ordinateur section Gestion des documents commerciaux

Transformez vos documents en une seconde :

Pour que les documents commerciaux soient gérables le plus facilement possible, nous avons organisé les circuits d’achat et de vente en colonnes représentant chacune un type de document : devis, commande de vente, bon de livraison…


Gérez simplement tous vos documents commerciaux, d’un simple “Drag & Drop” (ou glisser & lâcher en français) d’une colonne à une autre, vous allez ainsi pouvoir transformer un devis en commande puis en facture sans avoir besoin de tout renseigner à nouveau.


Les circuits sont totalement personnalisables, vous pouvez ajouter des colonnes (ex. ajout de la colonne “Contrat de vente” entre les colonnes “Commande de vente” et “Bon de livraison”), les supprimer et les réorganiser comme bon vous semble.

Un travail en équipe, fluide et contrôlé

Paramétrez des actions automatiques, vous pourrez décider par exemple que lors de la transformation d’un devis en commande, un mail doit être envoyé à l’équipe qui gère les stock pour vérifier la disponibilité des produits, ou bien au service financier pour qu’il
valide les montants signés.


Vous pourrez également attribuer des droits à chaque personne pour que le travail en équipe soit plus fluide.

 

Définissez par exemple que les directeurs commerciaux sont les seuls à pouvoir valider un “Contrat de vente” et non les commerciaux.

Image du logiciel XT-Erp sur ordinateur section Gestion des documents commerciaux avec validation

Nos fonctionnalités supplémentaires

Modèles de documents commerciaux

Les modèles de documents vous permettent de définir des types de devis ou de
commandes récurrentes contenant déjà les articles concernés. Ainsi l’édition des documents
devient encore plus rapide tout en restant modifiable.

Xt-sheet

Pour vos devis les plus complexes et pour les fans d’excel, nous avons intégré un tableur de
type excel qui est lié à vos documents commerciaux. Insérez ainsi vos formules dans le
tableur et affichez les résultats dans le document.

Liez vos ventes et vos achats

Grâce à notre gestion des stocks, vous allez pouvoir lier vos ventes à vos achats. Lorsque vous vendez des produits, l’ERP va vérifier si vous avez assez d’articles en stock pour
honorer la commande, et si ce n’est pas le cas il va vous proposer de créer une commande
fournisseur (en respectant les quantités minimum d’achat).