Saisie des temps et saisie des notes de frais
Pour que votre gestion de projet soit efficace il faut que vous puissiez relever les temps travaillés par vos salariés sur des tâches précises mais aussi la saisie des notes de frais. Ainsi une comparaison précise pourra être faite avec votre prévisionnel afin de suivre l’avancement du projet.
Une saisie des temps comme vous le souhaitez
Pour suivre au mieux vos projets, il est important de suivre les temps passés par vos équipes au travail, mais également des tâches spécifiques pour vérifier que vos temps théoriques correspondent bien aux temps réels.
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Vous pourrez ainsi ajuster vos paramètres pour le projet en cours, mais également pour vos projets futurs. Afin que cette saisie soit la plus confortable possible pour vos équipes et pour qu’elle corresponde à votre mode de fonctionnement, nous avons mis en place plusieurs façons pour que vos salariés puissent renseigner leurs heures travaillées :
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Depuis une tablette commune à tous les salariés (qui pourra être placée sur un chantier ou dans vos locaux), ils auront juste à s’identifier puis renseigner le nombre d’heures passées sur quelles tâches
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Depuis leur téléphone ou tablette personnelle, vos équipes pointent lors de leurs débuts et fins de missions en indiquant la tâche concernée, leur temps de travail est alors calculé automatiquement.
Cette option intègre la possibilité de géolocaliser vos équipes lors de leurs pointages - Depuis un ordinateur fixe, de la même manière que la première solution (la tablette)
Saisie des notes de frais
Depuis cet espace de saisie, vos équipes pourront également renseigner leurs notes de frais afin de déclarer les dépenses qu’ils ont effectuées dans le cadre de leurs déplacements professionnels, dans le but d'obtenir le remboursement correspondant.
En fonction du mode de fonctionnement de votre entreprise, le salarié pourra affecter la totalité ou une partie de ses frais à un projet.
Vous pourrez par exemple décider d’un montant maximum que vous remboursez pour chaque poste de dépense (déjeuner, frais kilométriques, nuits d'hôtel…), le salarié pourra alors déclarer un montant supérieur dans sa déclaration de notes de frais, mais uniquement la somme que vous avez imposé au départ sera considérée comme remboursable.
Notre module de saisie des notes de frais est souple et paramétrable à votre guise, vous pourrez demander des photos de tickets de caisse par exemple, et ils seront directement intégrés à leur demande.
Ayez le contrôle sur la saisie de notes des frais et de temps
Les saisies des temps de travail est un point qui peut mener à des litiges au sein d’une entreprise si leur validation n’est pas gérée de la bonne manière.
C’est pour cela que nous mettons en place un système de validation hiérarchique, c’est-à-dire qu’une fois qu’un salarié renseigne ses temps passés (ou réalise son pointage), vous pouvez soumettre la validation de ces heures à plusieurs services à la suite.
Par exemple, la saisie devra être validée par le chef de chantier puis par le service des ressources humaines. Il en est de même pour la saisie des notes de frais, vous pourrez hiérarchiser leur validation en définissant les règles de remboursement, les plafonds journaliers et mensuels, ainsi que les documents nécessaires à la validation d’une note de frais.
Cette manière de procéder vous évite de faire face à des abus, mais également à simplifier le calcul des droits de vos salariés.
