Contrats d’entretien : faire de son parc de chaudières et de PAC un revenu qui revient chaque année

Article rédigé par Marco Jarrah, consultant XT-ERP et membre de l'équipe de conception produit chez Adler Technologies, éditeur BTP fondé en 1998, qu’il a rejoint en 2022. Il accompagne au quotidien des TPE et PME du bâtiment sur le chiffrage, la gestion à l'affaire et le suivi de marge chantier.

Ce que la loi impose, équipement par équipement

Trois régimes se superposent : l’entretien des chaudières, celui des systèmes thermodynamiques (pompes à chaleur, climatisation, y compris en froid seul), et les contrôles d’étanchéité des équipements contenant des gaz fluorés. Ils n’ont ni le même seuil, ni la même fréquence.

L’entretien est commandé par l’occupant pour un équipement individuel (sauf clause contraire du bail), par le propriétaire ou le syndicat des copropriétaires pour un équipement collectif. Il est réalisé par une personne qualifiée au sens du II de l’article 16 de la loi du 5 juillet 1996. Pour une pompe à chaleur ou une climatisation, l’entretien comprend un contrôle d’étanchéité : l’entreprise qui contrôle l’étanchéité ou intervient sur le circuit de fluide doit détenir une attestation de capacité (art. R543-76 et R543-99), et ses techniciens une attestation d’aptitude (art. R543-106). Plusieurs machines qui chauffent ou refroidissent le même bâtiment forment un seul système, dont la puissance est la somme de leurs puissances (art. R224-42). Les équipements étiquetés « hermétiquement scellés » sont dispensés de contrôle d’étanchéité s’ils contiennent moins de 10 t équivalent CO₂ de HFC ou moins de 2 kg de HFO ; dans un bâtiment résidentiel, la dispense vaut pour moins de 3 kg de gaz fluorés. Vérifiez la mention et la charge sur l’étiquette. Au-delà de 400 kW pour une chaudière et de 70 kW pour un système thermodynamique, d’autres obligations du même code s’appliquent.

Les trois formules de contrat, et ce que chacune vous coûte

Le contrat ne vend pas seulement la visite obligatoire : il vend de la tranquillité. Plus il en promet, plus le risque passe de votre client à vous, et plus le prix doit le porter.

Le calcul : coût d’une visite, prix plancher, marge du parc

L’erreur de prix se fait presque toujours au même endroit : on calcule le contrat sur le temps passé devant l’appareil. Or une visite, c’est aussi le trajet aller-retour, la planification, l’attestation et la facture. La méthode tient en trois lignes.

• Coût d’une visite = (temps sur place + trajet aller-retour + administratif) × coût horaire chargé + frais de la visite
• Prix plancher = coût d’une visite × nombre de visites par an : en dessous, chaque contrat vous coûte de l’argent
• Prix de vente = prix plancher ÷ (1 − taux de marge visé)

Le coût horaire chargé n’est pas le salaire : il comprend les charges et la part des frais généraux. Notre méthode de calcul du taux horaire détaille chaque poste.

Dans l’exemple fictif affiché au départ, le technicien passe une heure devant l’appareil, mais la visite mobilise près de deux heures au total : un prix calculé sur la seule heure sur place serait sous-évalué de près de moitié. Remplacez l’exemple par vos chiffres : c’est le seul calcul qui compte.

Le contrat qui tient face à un client particulier

Avec un particulier, le contrat d’entretien est un contrat de consommation. Le code de la consommation ajoute des obligations précises : vérifiez que votre modèle les contient toutes.

• Avant la signature, pour tout contrat : caractéristiques du service, prix, délai d’exécution, identité et coordonnées, médiateur (art. L111-1). À distance ou hors établissement, s’y ajoutent les modalités de résiliation, le droit de rétractation et le formulaire type (art. L221-5). Hors établissement, ces informations figurent dans le contrat daté et signé, remis avec le formulaire (art. L221-9), à peine de nullité (art. L242-1).
• Rétractation : 14 jours à compter de la conclusion si le contrat est signé à distance, après un démarchage téléphonique ou hors établissement, par exemple chez le client (art. L221-18). Sans information sur ce droit, le délai est prolongé de douze mois (art. L221-20). Pour faire la visite pendant ce délai, recueillez la demande expresse du client sur papier ou sur support durable : sans elle, rien ne vous est dû s’il se rétracte (art. L221-25).
• Aucun paiement pendant sept jours : pour un contrat signé hors établissement, vous ne pouvez recevoir aucun paiement ni aucune contrepartie, chèque ou acompte compris, pendant les sept jours qui suivent la signature (art. L221-10), sous peine de deux ans d’emprisonnement et de 150 000 € d’amende (art. L242-7).
• Médiation : le client doit pouvoir recourir gratuitement à un médiateur de la consommation, dont vous lui communiquez les coordonnées, par exemple dans le contrat (art. L612-1 et L616-1).
• Reconduction tacite : permise, avec la lettre d’information obligatoire avant chaque date limite de non-reconduction (art. L215-1, voir plus bas). Le contrat reproduit intégralement les articles L215-1 à L215-3 et L241-3 (art. L215-4).
• En ligne : si le contrat a été conclu en ligne, ou si vous proposez de conclure vos contrats en ligne, le client doit pouvoir résilier en ligne, gratuitement (art. L215-1-1). Un contrat conclu à distance par une interface en ligne doit aussi offrir une fonctionnalité gratuite de rétractation (art. L221-21).
• Pas seulement les particuliers : la lettre avant reconduction est aussi due aux non-professionnels, comme un syndicat de copropriétaires (art. L215-3). Les règles du hors établissement valent aussi pour un professionnel de cinq salariés au plus, quand l’entretien n’entre pas dans son activité principale (art. L221-3).
• Démarchage téléphonique : depuis le 11 août 2026, il est interdit d’appeler un particulier qui n’y a pas consenti au préalable, et le démarchage pour des travaux d’économies d’énergie est interdit, sauf dans le cadre d’un contrat en cours. Le contrat conclu en violation est nul (art. L223-1).

Faire renouveler : la lettre que la loi impose est votre meilleur outil

Un parc se vide sans bruit. Un contrat non renouvelé ne fait pas d’appel, ne laisse pas d’impayé : il disparaît à l’échéance. Le taux de renouvellement compte donc plus que le prix.

L’article L215-1 du code de la consommation impose d’écrire au client particulier, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite pour refuser la reconduction, avec cette date dans un encadré apparent. C’est une contrainte ; c’est surtout le meilleur moment pour vendre l’année suivante.

• Envoyez l’information dans la fenêtre légale, par lettre nominative ou courriel dédiés à elle seule, et gardez la preuve de l’envoi ; proposez la date de la prochaine visite dans un envoi distinct
• Remettez l’attestation dans les quinze jours : c’est la preuve, aux yeux du client, que le contrat a servi
• Rappelez le rendez-vous avant la visite : un entretien oublié, c’est souvent un contrat perdu
• Profitez de la visite pour les conseils prévus par la loi : un équipement vieillissant est un futur devis

Comment XT-ERP tient le parc et les contrats

Un parc rentable est un parc suivi : quel appareil, chez qui, quelle périodicité, quelle échéance.

• Chaque appareil du parc porte sa périodicité d’entretien et son contrat : chaudière, pompe à chaleur ou ballon
• Un clic transforme toutes les visites échues en interventions à planifier, et le client reçoit son rappel de rendez-vous par SMS ou par e-mail
• Le contrat précise les prestations comprises (déplacement, pièces, main-d’œuvre), l’engagement et la reconduction
• Les factures de la période se génèrent d’un clic, ou partent seules si vous l’activez
• Le technicien retrouve sur XT-Talk ses visites du jour et l’historique de chaque appareil

Questions fréquentes