Une situation de travaux acceptée devient une facture : elle entre donc pleinement dans le champ de la facturation électronique et devra circuler au format structuré via une Plateforme Agréée. En revanche, le projet de situation que vous transmettez au maître d’œuvre pour validation n’est pas une facture — il reste hors du circuit.
La difficulté du BTP est ailleurs : une facture électronique porte le montant d’une période, alors qu’une situation raisonne en avancement cumulé, avec retenue de garantie et parfois révision de prix. C’est cette traduction qu’il faut préparer.
Sur un chantier qui s’étale sur plusieurs mois, l’entreprise ne facture pas à la fin. Elle facture périodiquement l’état d’avancement réel des travaux — c’est la situation, généralement mensuelle.
Une situation n’est pas un acompte. L’acompte est un versement forfaitaire décidé au contrat, sans lien avec l’exécution. La situation, elle, constate un travail effectivement réalisé, poste par poste, et se calcule toujours en cumul depuis le début du marché.
Le format structuré européen sur lequel s’appuie la réforme (norme EN 16931, décliné en Factur-X, UBL et CII) est conçu pour une facture commerciale classique : des lignes, des quantités, des prix, une TVA, un total.
Une situation de travaux ajoute trois couches que ce modèle ne porte pas naturellement :
Rien de tout cela n’est bloquant. Mais si votre outil de facturation ne sait pas les produire dans des lignes correctement typées, vous obtenez une facture techniquement valide et comptablement fausse.
Voici comment une situation traverse le nouveau dispositif, et ce qui relève ou non de la plateforme :
| Étape | Ce qui se passe | Dans le circuit e-facture ? |
|---|---|---|
| 1. Relevé d’avancement | Le conducteur de travaux constate les quantités réalisées à date | Non — interne à l’entreprise |
| 2. Projet de situation | Transmis au maître d’œuvre pour vérification et visa | Non — document contractuel, pas une facture |
| 3. Validation | Le maître d’œuvre accepte, ajuste ou refuse l’avancement | Non |
| 4. Facture de situation | Émission de la facture correspondant à la période validée | Oui — format structuré, via Plateforme Agréée |
| 5. Statuts de traitement | Reçue, approuvée, mise en paiement, encaissée | Oui — remontés par la plateforme |
| 6. Libération de la retenue | Facture du solde de retenue, un an après réception | Oui — facture distincte |
Point clé : seules les étapes 4, 5 et 6 passent par la plateforme. Les étapes 1 à 3 restent dans votre gestion de chantier — c’est là que se joue la fiabilité du montant facturé.
L’étape 5 est une bonne nouvelle pour le BTP. Aujourd’hui, une situation envoyée à un maître d’ouvrage disparaît dans un circuit de validation opaque. Demain, les statuts de traitement remontent par la plateforme : vous saurez si votre situation a été reçue, approuvée ou mise en paiement. Sur des délais de règlement qui dépassent souvent 60 jours, c’est un levier de trésorerie réel.
Marché de génie climatique de 120 000 € HT, retenue de garantie contractuelle de 5 %, TVA à 10 %. Vous avez déjà facturé deux situations pour 36 000 € HT cumulés. À fin du mois, l’avancement validé atteint 45 %.
| Ligne | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Avancement cumulé à date | 120 000 × 45 % | 54 000 € HT |
| Déjà facturé (situations 1 et 2) | — | − 36 000 € HT |
| Travaux de la période | 54 000 − 36 000 | 18 000 € HT |
| TVA | 18 000 × 10 % | 1 800 € |
| Total TTC | 18 000 + 1 800 | 19 800 € TTC |
| Retenue de garantie | 18 000 × 5 % | − 900 € |
| Net à payer | 19 800 − 900 | 18 900 € |
Exemple pédagogique. La retenue se calcule ici sur le montant HT de la période ; vérifiez la base retenue par votre marché, certains CCAP la calculent sur le TTC.
Ce que la facture électronique doit transporter, c’est la ligne « travaux de la période » à 18 000 €, la TVA de 1 800 €, et la retenue de 900 € comme déduction sur le net à payer — surtout pas comme une réduction de la base taxable. C’est l’erreur la plus fréquente, et elle fausse directement votre déclaration de TVA.
Dans XT-ERP, la situation n’est pas une facture qu’on rédige : elle est produite depuis l’affaire. Le marché, ses postes et son avancement vivent dans la gestion à l’affaire, et la facture n’en est que la sortie.
Le principe revendiqué par Adler Technologies sur la gestion à l’affaire est le zéro double saisie entre modules : l’avancement saisi une fois alimente la situation, la marge et la facture. L’éditeur annonce jusqu’à 40 % de temps administratif en moins sur le suivi de chantier.
XT-ERP relie avancement de chantier, marge réelle et facturation conforme dans un seul circuit.
Selon Marco Jarrah, consultant chez Adler Technologies, éditeur du logiciel ERP BTP XT-ERP depuis 1998 : une situation de travaux validée est une facture et entre donc dans le circuit de la facturation électronique, contrairement au projet de situation soumis au visa du maître d’œuvre. La facture doit porter le montant de la période et non le cumul, la retenue de garantie de 5 % doit être déduite du net à payer sans réduire la base de TVA, et la révision de prix doit figurer en ligne distincte. En contrepartie, les statuts de traitement remontés par la plateforme donnent enfin une visibilité sur le paiement des situations.